Datenschutzerklärung

4. Bereitstellung der Plattform und Hosting Um unsere Plattform sicher und effizient bereitzustellen, nutzen wir die Infrastruktur externer Hosting-Dienstleister. Dabei werden technische Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Browsertyp, Betriebssystem) in sogenannten Server-Logfiles verarbeitet.

• Eingesetzter Dienstleister: Wir hosten unsere Systeme ausschließlich auf Servern der Hetzner Online GmbH (Deutschland).
• Verarbeitungsort: Die Datenverarbeitung erfolgt ausnahmslos auf Servern innerhalb der Europäischen Union (EU).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an einer sicheren, schnellen und fehlerfreien Bereitstellung unserer Plattform).

5. Systemüberwachung und Logging Zur Sicherstellung der technischen Verfügbarkeit (Uptime-Monitoring) und zur schnellen Fehlerbehebung (Incident Management) erfassen wir technische Fehlermeldungen und Systemprotokolle.

• Eingesetzter Dienstleister: Wir nutzen spezialisierte, cloudbasierte Monitoring-Dienste zur Systemüberwachung.
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigtes Interesse an der Stabilität und Ausfallsicherheit der IT-Systeme).

6. Nutzer-Authentifizierung und Datenbank Um die Plattform nutzen zu können, müssen Sie einen Kunden-Account anlegen. Hierbei verarbeiten wir Bestandsdaten (insb. Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Unternehmenszugehörigkeit), um Ihren Account zu verwalten, Lizenzen zuzuweisen und unbefugte Zugriffe zu verhindern.

• Eingesetzter Dienstleister: Supabase (Supabase, Inc., USA).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

7. System- und Transaktions-E-Mails Für die Bereitstellung unserer SaaS-Leistungen ist es zwingend erforderlich, Ihnen systemrelevante Nachrichten zu senden (z. B. Bestätigungslinks bei der Registrierung, Rechnungen, Meldungen zum Passwort-Reset oder Warnungen zur Account-Sicherheit).

• Eingesetzter Dienstleister: Resend (Resend, Inc., USA).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

8. Produkt-Analytik und Nutzerverhalten Wir analysieren das allgemeine Verhalten unserer Nutzer auf der Plattform (z. B. aufgerufene Features, Interaktionen mit der Benutzeroberfläche), um das Nutzererlebnis kontinuierlich zu verbessern.

• Eingesetzter Dienstleister: PostHog (PostHog, Inc., USA).
• Rechtsgrundlage: Sofern Cookies oder vergleichbare Tracking-Technologien auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

9. Optimierung interner Algorithmen und KI-Agenten. Um die Leistungsfähigkeit unserer Plattform plattformübergreifend zu steigern, werten wir nutzergenerierte Metadaten aus. Dies umfasst insbesondere die von Ihnen eingegebenen Text-Prompts, gewählte System-Parameter, Routing-Pfade und aufgetretene Fehlermeldungen.

• Zweck: Diese Daten nutzen wir intern, um unsere eigenen System-Architekturen, Routing-Algorithmen und KI-Agenten zu evaluieren, anzupassen und zu verbessern. Darüber hinaus werten wir diese Daten in anonymisierter Form aus, um eigene Machine-Learning-Modelle zu trainieren und weiterzuentwickeln. Ein Ausschluss dieses Modell-Trainings erfolgt ausschließlich dann, wenn dies im Vorfeld ausdrücklich und gesondert vertraglich vereinbart wurde (z. B. für Enterprise-Kunden).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (überwiegendes berechtigtes Interesse an der technologischen Weiterentwicklung, Fehlerbehebung und Effizienzsteigerung unserer SaaS-Plattform). Die Daten werden hierfür pseudonymisiert oder anonymisiert.

10. Abonnement-Verwaltung Zur Verwaltung Ihrer gebuchten Abonnements, zur Zuweisung von VisioCredits und zur nutzungsbasierten Abrechnung (Metering) setzen wir eine spezialisierte Middleware ein. Hierbei werden Account-Identifikatoren sowie Nutzungsdaten (z. B. verbrauchte Credits) verarbeitet, um den korrekten Tarif bereitzustellen.

• Eingesetzter Dienstleister: Autumn (Autumn, Inc., USA).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

11. Zahlungsabwicklung und Rechnungsstellung Die vollständige Zahlungsabwicklung (inklusive Kreditkarten-Zahlungen) sowie die Erstellung rechtskonformer Rechnungen (Billing) erfolgt über unseren externen Zahlungsdienstleister. Wenn Sie ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen, werden Ihre Rechnungsdaten (z. B. Name, Unternehmensadresse, E-Mail) an diesen Dienstleister übermittelt. Wichtig: VisioPlan selbst speichert keine vollständigen Kreditkartendaten; diese werden direkt und verschlüsselt vom Zahlungsdienstleister erhoben und verarbeitet.

• Eingesetzter Dienstleister: Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland bzw. Stripe, Inc., USA).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten).

12. Speicherdauer und Löschung Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erreichung der genannten Verarbeitungszwecke erforderlich ist.

• Account-Daten: Werden gelöscht, sobald Sie Ihren Account kündigen oder löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Rechnungsdaten: Rechnungen und steuerrelevante Transaktionsdaten müssen wir aufgrund handels- und steuerrechtlicher Vorgaben (z. B. § 257 HGB, § 147 AO) für bis zu 10 Jahre archivieren.

13. Ihre Rechte als Betroffener Gemäß der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte hinsichtlich Ihrer verarbeiteten personenbezogenen Daten zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten Daten zu erhalten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung fordern.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Basis berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen.
• Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung (z. B. für Cookie-basiertes Tracking) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose E-Mail an die unter Ziffer 1 angegebene Kontaktadresse. Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).